İşlerin evlerden yürütüldüğü dönemlerde ofis toplantılarını internet üzerinden görüntülü olarak yapmanın birçok avantajı bulunmakta. Zaman tasarrufu sağlaması, istendiğinde toplantının kaydedilmesi ve tekrar tekrar izlenebilmesi gibi. Buna karşılık ortaya çıkabilecek teknik aksaklıklardan dolayı toplantının sürekli sekteye uğraması da online toplantıların dezavantajlarından. Ama bu gibi dezavantajları bertaraf edip verimli sonuçlar elde etmek de elinizde. İşte online toplantı sırasında yapılması ve yapılmaması gerekenler…
Evdesiniz, henüz ortalığı toplamadınız ve birazdan iş arkadaşlarınızla online toplantıya katılacaksınız. Böyle bir durumda yapabileceğiniz en kötü şey bilgisayar kameranızı bu düzensizliği gözler önüne seren bir alana çevirmek olurdu. Yapabileceğiniz en iyi şey ise kameranızı karşınıza, odanızın bir duvarını ya da köşesini hemen arkanıza almak olacaktır. Ayrıca çizdiğiniz bu fiziksel sınırla ev ahalisinin farkında olmadan görüntüye girip çıkmasının da önüne geçmiş olursunuz.
Ev halkı demişken, toplantınız olduğunu önce onlara ilan etmeniz ve bir süre sizinle iletişimi kesmelerini söylemeniz yerinde olacaktır. Uzağınızda ya da yakınınızda bulunsun cep telefonunuzun sesi de toplantı öncesinde kısılmış olmalı. Eğer bilgisayar kameranızı uygun bir yere konumlandırdıysanız video konferans sırasında ihtiyacınız olacak belgeleri, gerekli görüyorsanız kalem ile not defterinizi ulaşabileceğiniz bir yere koyun ki yeri geldiğinde rahatça uzanıp alın ve görüntüden çıkmak durumunda kalmayın.
İnternet aracılığı ile iş yerinizle bağlantı kurup bir toplantı gerçekleştireceksiniz, bu durumda bir sorun yaşamamak adına mutlaka internet bağlantınızı kontrol etmelisiniz. Görüşme esnasında hızınızı yavaşlatabileceği için arka planda açık duran programları kapatmalı, yüklü dosyalar indirmeniz gerekiyor ise toplantı öncesinde yapmalı veya sonrasına ertelemeli ve son olarak şarjınızın toplantının yarısında bitmeyeceğinden emin olmalısınız.
Eğer söz konusu toplantı online ise 10 dakika önce orada olmak, yani video konferans yapacağınız uygulamayı aktif hale getirmek her zaman işinizi kolaylaştırır. Böylece toplantının başlamasını beklerken web kameranızı açarak yüzünüze vuran ışığı kontrol edebilir, kamera açınızı istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz. Ardından ses ayarlarına girerek bir test yapabilir ve sesinizin karşınızdakilere sorunsuz biçimde gideceğinden emin olabilirsiniz.
“Nasıl olsa ekrana bakıyorum, toplantı devam ederken şu masaüstümü bir toparlayayım” ya da “e-postalarımı kontrol edeyim zaten kulağım onlarda” diyorsanız, bu, odağınızın toplantıda olmadığının bir göstergesidir ve ekrana dikkat kesilmiş iş arkadaşlarınız tarafından anlaşılması an meselesidir. Aynı mekânda iken yapılan toplantı disiplininizi bilgisayar başında da sağlamalı ama bu sefer bilgisayar ekranınızda yerlerini almış kişilere odaklanmalısınız.
Bir online toplantıda katılımcı sayısı birkaç kişi olabileceği gibi 10 kişi hatta onlarca kişi de olabilir. Online toplantı imkânı sunan araçlar arasında kalabalık sayıları destekleyenler mevcut ve bu güzel haber. Fakat katılımcı sayısı kalabalıklaştıkça aynı anda yapılan konuşmalar kakofoni yaratarak rahatsız edici bir hal de alabilmekte. Bunu toplantının yöneticisi de yapabilir ama yine de aklınızda bulunması gereken detay kendi mikrofonunuzu kontrol edebilecek olmanız. Toplantı boyunca mikrofonu kapalı tutmanız ve sıra size geldiğinde açmanız en uygun davranış biçimi olacaktır.
Böyle bir ihtimal her zaman mümkün. İnternetinizin hızı gayet iyidir ama örneğin birden elektrikler kesilebilir. Bu gibi talihsiz durumlarda önceden düşünülmüş bir alternatifinizin olması toplantıya tekrar katılmanızı sağlayacaktır. En pratik alternatif ise elbette video konferans için kullandığınız uygulamayı akıllı telefonunuza ya da varsa tabletinize de indirmiş olmaktır.
Herkes teşekkürlerini bildirdi ve online toplantı tek bir tık ile sona erdi. O andan itibaren çalışma arkadaşlarınız ya da iş ortaklarınızla bağlantınız da kesilmiş bulunuyor. Toplantı esnasında öne çıkan başlıkların veya alınan kararların katılımcılara, yönetici veya ilgili kişi tarafından e-posta ile gönderilmesi görüşmenin daha da sağlıklı bir zemine oturmasını sağlayacaktır. Son olarak söylemeliyiz ki, işin uzmanları online toplantıların sayısının gereğinden fazla tutulmasının ofis ortamı ile aynı sonucu vermeyeceği ve çalışan için verimi düşüreceği uyarısında da bulunuyor.
